주주총회 의사록, 소규모 회사면 공증을 안받아도 될까?
우리끼리 회의를 했는데,
왜 증빙이 필요하지?
우리나라에서 운영되는 회사의 가장 기본적인 틀은 주식회사입니다. 주식회사는 주식을 발행하면서 여러 사람을 통해 자본금을 모아 설립되는 회사죠. 이 기업은 대표이사와 이사, 감사의 직책을 가진 임원과 주주로 구성이 됩니다. 주주는 기업에 투자를 한 후 주식을 받는 사람이고, 임원인 직접 기업의 운영을 맡아서 일을 하는 사람입니다.
실질적으로 회사를 운영하기 위한 자본금은 주주를 통해 나오고 있다 보니 대표 이사 등의 임원은 ‘위임’을 받아 경영을 하는 역할을 하는 것이라고 할 수 있죠. 그렇다 보니 경영을 하는 임원은 투자를 받은 자금의 사용내역과 그로 인한 결과물을 주주들에게 보고를 해야 할 필요가 있는데요. 상법에서는 그 기준을 1년으로 보고 있으며, 이러한 보고를 하는 것이 바로 주주총회입니다.
주주 총회는 꼭 사업의 성과 보고를 위해서만 진행하는 것은 아닙니다. 법인 내 변경 사항이 있을 때도 진행을 합니다. 이로써 변경이 된 내용이 있을 땐 공증을 받아 변경등기를 신청해야 합니다.
* 이번 콘텐츠는 헬프미에서 제공해 드리는 서비스는 아니지만, 헬프미에서 법인을 설립하신 대표님들께 도움이 되는 내용으로 구성하였습니다. 주주총회 의사록 공증에 관한 자세한 문의에는 답변을 드리기가 어려운 점, 양해 부탁드립니다.
주주총회에서 이뤄진 결의,
변경등기가 필요한 상황은?
주주총회를 통해 회사의 운영과 관해 달라지는 사항이 있다면 변경등기를 꼭 해야 합니다. 변경등기가 필요한 몇 가지 상황을 알려드릴게요.
해당 내용에 따른 등기를 신청하고자 한다면, 주주총회 의사록을 공증 받아 필요서류와 함께 등기소로 제출하면 됩니다. 하지만 모든 기업이 공증을 받아야 하는 것은 아닙니다. 언제나 예외는 있는 법이니까요.
자본금 10억 미만의 소규모 회사도
공증이 필요할까?
주주총회에서 나눈 논의 내용은 전부 문서로 남겨둬야 합니다. 이를 ‘의사록’이라고 하죠. 총회가 종료되면 의장과 출석한 이사가 내용을 검토하고 확인여부를 남겨야 합니다. 의장과 이사의 개인인감도장으로 날인을 해야 하며, 서명은 허용하지 않습니다.
그런데 주주총회 안건 중 변경이 된 것이 있어 변경 등기를 해야 한다면 ‘공증’을 받아야 합니다. 공증이란, ‘공적인 증명한다’라는 뜻으로, 국가가 모든 사항에 대해 공증을 하지 못하기 때문에 공증제도를 통해 공증인이 일정 사항에 대해서 증명을 하도록 정한 것입니다. 만약 신주를 발행하기로 했다면, 신주발행등기를 진행해야 하기 때문에 공증을 받아야 하죠. 이 외에도 정관변경을 결의하게 되었다면 정관변경등기가 필요하기 때문에 마찬가지로 공증이 필요합니다.
그러나 자본금이 10억 미만인 회사가 발기설립을 할 때 정관, 발기인회의사록 혹은 사원총회의사록, 이사회의사록에 대한 공증이 면제됩니다(모집설립은 자본금액에 관계없이 공증을 받아야 합니다). 자본금 10억 미만은 변경 등기에도 적용이 되는데요. 해당 기업의 경우 상법 특례에 의해 이사회를 두지 않을 수 있으며 주주총회를 대신해 서면결의를 할 수 있습니다.
그렇다 보니 아래와 같이 등기 신청 서류의 대체가 가능합니다.
ㆍ 주주총회이사록 -> 주주서면결의서
ㆍ 이사회회의록 -> (대표)이사 결정서
참고로, 주주서면결의서와 (대표)이사결정서는 의사록으로 분류가 되지 않기 때문에 공증을 받지 않을 수 있습니다.
왜 공증을 받아야 하지?
권리 침해를 예방하기 위해서!
기업은 다양한 이해관계로 얽혀 있지요. 그렇다 보니 법적으로 효력이 발생할 확률이 높고, 대외관계를 구속하게 되는 결정을 하기도 합니다. 이러한 결정이 적법한 합의에 따른 것인지가 아주 중요한데요. 회사를 운영하는 규범인 정관과 법인등기에 필요로 하는 각종 의사록이 이러한 합의를 담고 있는 문서입니다.
따라서 이해관계자의 권리 침범을 예방하기 위해 서류에 대한 적법성과 신뢰성을 검토해야 하는 과정이 필요한데요. 그렇다 보니 공신력을 가진 제3자의 공증인을 통해 주주총회 의사록과 정관 등의 중요 서류를 검토할 수 있게 공증제도를 마련한 것이죠. 공증은 크게 설립을 할 때와 변경 등기를 할 때 활용합니다.
다만, 등기관이 서류의 진위 여부를 직접 살피지는 않습니다. 공증을 받았다는 사실 만으로, 서류가 당연히 ‘진실할 것’이라고 가정하는 것이죠. 참고로 공증서를 허위로 작성한 경우, 이는 ‘허위 공문서 작성죄’로서 범죄가 됩니다. 등기소에 제출까지 했다면 ‘허위 공문서 행사죄’가 되죠.
주주총회 의사록 공증 시
필요한 서류와 작성 방법
공증을 받을 때 필요한 서류는, 의사록에 기재된 내용에 따라 조금씩 차이가 있습니다. 다만 공통적으로 필요한 서류는 의사록, 위임장, 진술서(확인서)와 주주명부인데요. 각 서류를 작성하는 방법을 간략하게 설명드리겠습니다.
1) 주주총회 의사록
의사록에 절대 빠져서는 안 될 사안은 개최 일시와 장소, 총 주주의 수와 총 주식 수(의결권 있는 주식수 별도 기재), 그리고 출석한 주주와 그들이 가진 주식의 수 입니다. 여기에 어떤 의안을 결정하기 위해 모였는지, 의사결정은 어떤 방식에 따라 진행되었는지, 결과는 어떠한지를 간략히 기재해 주시면 됩니다.
2) 공증위임장
공증사무실의 대표이사가 직접 방문하지 않을 시엔 법인의 직원 혹은 법률전문가에게 공증사무실로 대신 방문하게 될 것을 위임하는 서류입니다. 상단에 위임장임을 나타내는 제목을 표시하고, 어떤 건에 대하여 위임을 하는지를 표시한 후에 인감도장을 날인해 주셔야 합니다.
3) 공증 확인서
법인의 대표이사가 주주총회를 적법히 소집을 한 후 결의하였다는 것을 확인하는 서류입니다. 일종의 진술서라고도 할 수 있는데요. 법인명과 회의의 안건, 개최일시와 장소, 소집통지 발송일 등을 각각 적어주고, ‘결의의 절차와 내용이 진실에 부합함을 확인합니다’라는 표시를 해 주시면 됩니다.
4) 공증용 주주명부
주주총회가 적법하게 결의가 되었다는 것을 확인하기 위해, 찬성한 주주의 소유 주식수와 출석여부 등을 기재하는 서류입니다. 주주 명, 소유 주식 수, 출석여부, 찬성여부, 인증촉탁여부, 그리고 총 주식의 수와 출석 주식 수, 찬성 수, 인증촉탁 주식 수, 1주의 금액을 기입해 주어야 합니다. 여기에 더해 회사명과 소재지 작성도 잊어서는 안 됩니다.
*양식과 절차는 공증받는 사무실에 따라 다를 수 있습니다.
글을 마치며
모든 사안에 공증을 받도록 강제하는 것은 불필요한 규제가 될 수 있기 때문에, 우리 법에서는 자본금이 상대적으로 적은 법인에 한해서는 공증의 의무를 면제해 주고 있습니다. 하지만, 굳이 공증이 필요하지 않은 사안이라고 하더라도, 추후 법적인 문제가 벌어질 상황을 대비하여 공증을 받아두는 곳도 많습니다. 공증이 ‘사실관계’ 자체가 문제가 없다고 확인하는 과정은 아니지만, 절차적인 부분 또는 서류 작성의 적법성에 대해서는 증빙자료가 될 수 있기 때문이에요.
다만 자본금이 10억원 미만인 법인이라도, 상황에 따라서는 주주총회 의사록 공증을 진행해야 하는 경우도 있습니다. ‘우리는 무조건 안 해도 돼!’라는 생각은 위험합니다. 이후 어떤 절차를 진행할 지, 또 회의 안건은 무엇인지에 따라 공증의 필요여부를 꼼꼼하게 확인하시기를 권유드립니다.
