주주총회 전자투표, 비대면 총회도 가능한가요?
주주총회도 언택트?
코로나 바이러스로 인한 사회적 거리두기가 장기화되면서, 오프라인 만남이 계속해서 줄어들고 있습니다. 사람들과 얼굴을 맞대고 대화하는 일들이 일종의 꿈같은 일이 된 것만 같은데요. 이러한 국가적, 아니 전 세계적인 위급상황에서도 기업들은 경제활동을 유지해야 합니다. 정기적인 미팅을 해야하는 것은 필수 불가결한 상황이죠.
따라서 최근에는 굳이 출근을 하지 않고 비대면 방법을 활용해 업무를 하거나 회의를 진행하는 방식을 택하는 기업들이 꽤 많아졌습니다. 일종의 비대면 회의라고 할 수 있는데요. 줄어들 줄 모르는 확진자 덕에 주식화사의 정기주주총회에 있어서도 꽤 많은 영향을 줄 것으로 예상되고 있습니다. 어찌됐든, 정기주주총회는 진행되어야 하고 우리나라의 경우에는 거의 모든 기업이 12월 31일을 기점으로 결산을 하고 있어 정기 주주총회를 올 3월 이내에는 개최하고 결산기에 해당하는 영업보고 및 재무제표승인 절차를 진행해야 하는 상황인데요.
하지만 시국이 시국인 만큼 정기주주총회의 경우에도 비대면 및 오프라인을 병행해 개최하고 있습니다. 그런데 비대면으로 하는 정기주주총회의 주주권 행사, 과연 괜찮을까요?
정기주주총회
집합금지대상은 아니지만..
지금 코로나로 인해 집합금지에 해당하는 모임이 꽤 많습니다. 이 과정에서 정기주주총회 역시 집합금지대상이 아닐까 하시는 궁금증이 있으실텐데요. 결론부터 말씀드리면 정기주주총회의 경우 코로나 바이러스 감염 예방을 위한 집합금지대상은 아닙니다. 그 이유는 주주총회의 개최는 각 기업들에게는 경영활동 등에 있어서 불가피한 경우로 분류되기 때문이죠.
따라서 굳이 비대면의 방법을 선택하지 않고, 오프라인을 통해 의결권을 행사할 수 있습니다. 하지만 요즘같은 상황에 그 많은 인원이 모두 모여 의결권행사를 하는게 쉽지는 않죠. 때문에 많은 기업들이 직접참석하지 않고 주주의 의결권을 온라인을 통해 행사할 수 있는 방법을 이용하고 있는데요. 바로 전자투표 방식입니다.
전자투표?그게 뭘까?
한국예탁결제원의 시스템 활용도 UP
전자투표란, 기업이 전사투표시스템에 주주명부, 주주총회 의안 등을 등록하면 주주가 주주총회에 직접 참석하지 않고도 전자적인 방법을 통해 의결권을 행사할 수 있는 제도입니다. 즉 PC, 스마트폰, 태블릿을 통해 접속해 특정 안건에 대한 찬반을 클릭함으로써 의결권을 행사할 수 있도록 한 방법인데요.
구체적으로는 1) 기업이 직접 한국예탁결제원과 계약을 체결하고, 2) 전자투표시스템에 주주총회의 안건을 의안과 의안별 자료, 의결권 제한 등의 내용을 업로드하면, 3) 주주들이 총회가 열리기 하루 전까지 온라인을 통해 투표할 수 있도록 한 제도입니다.
이러한 전자투표시스템을 이용할 수 있는 기관은 한국예탁결제원입니다. 코로나 장기화로 인해 서로 얼굴을 맞대기 어려운 요즘, 안전을 위해 꽤 많은 기업들이 전자투표를 위해 한국예탁결제원과 계약을 맺고 있는데요. 물론 모든 의결권을 전자투표방식만을 활용해 진행한 것은 아니고, 오프라인과 온라인을 병행하면서 코로나 바이러스 확산을 막기 위한 조치를 취한 것입니다.
전자투표 및 비대면 총회
활성화를 위한 여러 혜택!
한국예탁결제원에서는 비대면 총회 개최와 전자투표등을 활성화하기 위한 노력으로 전자시스템을 활용한 주주총회를 이용할 경우 수수료를 면제해주는 혜택을 제공하고 있습니다. 이는 곧 대면 총회에 대한 기회를 줄이고, 비대면으로 인한 주주총회 개최를 장려하기 위함인데요. 이런 덕에 많은 기업들이 전자투표시스템을 활용한 비대면 주주총회를 활용할 예정이라고 하네요.
그렇다면, 비대면 주주총회를 진행해도 제대로 된 의결권 행사가 이뤄진 것일까요? 매번 대면을 통해 행사하던 의결권을 단순히 컴퓨터나 핸드폰으로 접속해 진행한다고 하니, 다소 불안한 마음이 드실 수 있는데요. 비대면 총회를 통해 의결권을 행사하는 것은 가능합니다.
하지만 총회 후 법인등기부등본 상 변경사항이 존재한다면 반드시 정기주주총회 의사록 공증 후 등기변경신청절차를 진행해야 하는데요. 변경신청 시, 각 주주들의 공증위임을 받아 임감증명서를 첨부해 공증을 신청해야 합니다. 하지만 비대면 총회를 이유로 직접 대면해 받기 어렵다면, 정기주주총회 장소에 공증인을 참석시킨 후 의결사항 전반에 대해 지켜보도록 함으로써 위임장 및 인감증명서를 대체할 수 있습니다. 따라서 비대면 총회를 개최하였다면, 위임장 및 임감증명서를 받는 것보다 공증인을 통해 참석인증을 받는 편이 훨씬 편리하겠죠.
글을 마치며
불안한 마음, 기술활용으로 해결!
잠깐, 체크해야 할 건?
현 상황에서 최대한 비대면 총회를 통해 의결권 행사를 할 수 있도록 많은 기업들이 전자투표시스템을 적극 활용할 수 있도록 장려하는 태도가 필요한 것은 너무도 당연한 기업의 역할일 수 있습니다. 전자투표 또는 위임을 통한 의결권 행사 역시 대면 주주총회와 같이 똑같은 영향력 행사가 가능할 뿐 만 아니라, 공증까지 간편하게 진행할 수 있기 때문이죠.
다만, 주주총회를 개최하는 회사의 입장에서는 한 가지 짚고 넘어가야 할 문제가 있습니다. 그건 바로 ‘전면 온라인 총회’는 불가하다는 점이에요. 현행 상법의 규정을 살펴보면, 주주총회는 본점 소재지 또는 그와 인접한 ‘곳’에서 개최가 되어야 한다고 명시되어 있기 때문인데요. 이 규정의 의미를 해석해 보면, 주주총회는 일단 현실의 장소에 개최가 되어야 합니다. 다만 전자투표를 병행하는 것 만이 가능할 뿐이죠.
따라서 주주들에게 “우리는 이번에 전자투표로 개최를 할 예정이니 참석하지 말라”라고 안내하기는 어렵고요, 전자투표를 통한 의결권 행사를 권고하는 정도에서 절차가 진행되어야 한다는 점에 주의하시기 바랍니다.
