전자증명서, 법인인감카드는 언제 사용하나요?
요즘에는 행정 공공기관의 업무가 대부분 전자화되어 법인 인감 또한 전자 형태로 제출할 수 있습니다. 그러나 전자증명서와 법인인감카드가 아직 생소하여 어떻게 발급받는지, 언제 사용해야 하는지 모르시는 분들이 많습니다. 간편하게 등기신청과 서류발급을 진행하고 싶으신 대표님들을 위해 헬프미에서 전자증명서와 법인인감카드 활용에 대해 알려 드리겠습니다.
1. 전자증명서와 법인인감카드란 무엇인가요?
1.1 전자증명서
전자증명서란 행정기관의 장이 특정한 사실이나 관계 등을 증명하기 위하여 전자문서 및 전자화문서로 발급하는 민원 문서를 말합니다.
전자증명서는 법인이 전자 신청을 하기 위해서 꼭 필요한 등기신청 전용 법인인증서로, 법인 인감도장을 대신한다고 볼 수 있습니다. 전자 등기 신청 시 법인 인감 날인 대신 전자증명서로 전자서명을 하기 때문입니다. 이때 전자 등기를 신청하려면 기존 법인 공동인증서(구 공인인증서)가 있더라도 전자증명서가 별도로 필요합니다.
1.2 법인인감카드
법인인감카드란 법원 등기소의 무인 발급기에서 법인등기부등본과 법인인감증명서를 발급할 수 있는 카드입니다.
인감카드에는 인감카드번호, 취급에 관한 주의사항 및 인감카드 관련 문의 전화번호 등이 기재되어 있으며, 인감카드번호는 일련번호 11자리 수로 구성되어 있습니다.
2. 전자증명서/법인인감카드는 어떻게 발급받나요?
2.1 전자증명서 발급 방법
① 등기소를 방문하여 전자증명서 발급 수수료 3,000원 납부
② 전자증명서 발급신청서 작성
③ 신청 완료 후 창구에서 전자증명서가 저장된 USB 발급
④ 전자증명서 이용등록
전자증명서는 대표자 외에 지배인도 발급 신청할 수 있습니다. 다만, 지배인의 경우 대표자의 전자증명서가 선행 발급되어야 합니다.
대리인의 발급신청은 일반 대리인이 아닌 자격자 대리인(법무사, 변호인)만 가능합니다. 이때 사용자등록을 완료한 자격자(사무원 포함)만 대리 발급할 수 있으며, 자격자의 법무사, 변호사 자격등록번호를 반드시 확인 후 발급하여야 합니다.
사용자등록을 위해 자격자는 직접 등기소를 방문하여 접근번호를 받고 10일 이내에 인터넷등기소(http://www.iros.go.kr)에 접속하여 접근번호 16자리와 자격자의 인증서를 이용하여 사용자등록번호를 생성해야 합니다. 인터넷등기소 ‘회사설립등기신청’ 메뉴 혹은 온라인법인설립시스템을 통해 법인설립등기를 신청하는 경우 등기소 방문 없이 인터넷등기소의 ‘법인등기 온라인사용자등록’ 메뉴를 이용해 사용자등록을 할 수 있습니다.
▶ 전자증명서 발급 시 필요 서류
| 대표자 또는 지배인 신청 시 | 자격자 대리 신청 시 |
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전자증명서 이용등록을 위해 대표자 또는 지배인은 전자증명서 발급받고 10일 이내에 인터넷등기소(http://www.iros.go.kr)에 접속하여 전자증명서의 비밀번호를 변경하고 전자증명서의 유효성을 확인해야 합니다.
지배인이라면 본인이 전자증명서 이용등록 후 대표자에게 인증을 요청해야 합니다. 대표자는 지배인 인증 메뉴로 들어가 인증이 필요한 지배인을 선택한 후 본인의 전자증명서를 이용하여 인증합니다.
2.2 법인인감카드 발급 방법
① 가까운 등기소 방문
법인 관할 등기소가 아니더라도 법인인감카드 발급 신청을 할 수 있습니다.
② 법인인감카드 발급신청서 작성
아래 서류와 함께 법인인감카드 발급 신청서를 제출합니다.
▶ 법인인감카드 발급 시 필요 서류
| 대표이사 신청 시 | 대리인 신청 시 |
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③ 신청 완료 후 창구에서 법인인감카드 발급
신규 발급은 비용이 들지 않으며, 재발급 시 5,000원이 발생합니다.
3. 전자증명서, 법인인감카드 사용하기
3.1 전자증명서로 전자서명하기
전자증명서는 전자등기 신청 시 전자서명에 사용됩니다. 전자등기는 직접 방문하거나 우편을 보내는 번거로움을 줄일 수 있고, 주민등록등본(초본), 인감도장을 준비할 필요가 없어 편리합니다.
① 메뉴 들어가기
화면 상단의 대 메뉴 중 ‘등기신청’의 ‘법인’을 선택합니다. 그리고 화면 좌측의 메뉴에서 ‘법인’ > ‘전자신청하기’ > ‘등기신청자용’ > ‘확인 및 전자서명’을 선택합니다.
② 확인 및 전자서명
‘작성일자’, ‘작성번호’를 누르면 선택된 신청서에 대한 신청사항 및 확인서면 확인 화면을 보여줍니다. 승인할 문서를 선택하고, [승인] 버튼을 누르면 해당 문서에 대해 승인을 할 수 있습니다.
③ 신청사항 및 확인서면 확인
[닫기] 버튼을 누르면 화면이 종료됩니다.
④ 승인
전자서명에 사용할 인증서를 선택하고, [확인] 버튼을 누릅니다. 그리고 비밀번호를 입력하면 됩니다.
3.2 법인인감카드로 무인 발급기에서 법인인감증명서 발급하기
법인인감증명서는 무인 발급기에서도 발급할 수 있습니다. 이때 법인인감카드를 사용할 수 있습니다.
① 무인 발급기 위치 확인
인터넷등기소 메인의 [가까운 등기소 지도로 찾기] – [무인 발급기 위치] 메뉴를 통해 가까운 무인 발급기를 확인할 수 있습니다.
다만, 모든 무인 발급기에 법인인감증명서 발급 기능이 있는 것은 아닙니다. 따라서 미리 등기소나 관할청에 발급 가능 여부를 문의하시는 것이 좋습니다.
② 수수료 결제
발급 시작 전 수수료 1,000원을 결제해야 합니다. 무인 발급기에서 지폐, 카드로 결제하거나 인터넷 등기소 모바일 앱에서 선결제할 수 있습니다.
③ 법인인감카드 선택 후 카드 인식
먼저 수수료 결제 후 ‘법인인감’을 선택한 다음, 인감 매체의 종류를 선택합니다.
그리고 준비한 법인인감카드를 무인 발급기의 수신기에 접촉하여 인식시킵니다.
④ 비밀번호 입력 후 법인정보 확인, 발급 버튼
법인인감카드 비밀번호를 입력하고 ‘다음’ 버튼을 누릅니다.
법인 정보가 맞는지 상호와 인감 제출자를 확인하고 ‘발급’ 버튼을 누릅니다.
영수증 출력 여부까지 선택하고 나면 법인 인감증명서 출력이 시작됩니다.
4. 법인등기 서류 준비도 헬프미와 함께!
전자증명서와 법인인감카드를 이용하면 법인등기 신청과 법인인감증명서 발급을 비대면으로 빠르게 진행할 수 있습니다. 그러나 법인등기 신청 시 필요한 서류를 개인이 전부 준비하기에는 어려울 수 있습니다. 헬프미에서는 누적 5만 곳의 법인등기를 진행한 노하우로 법인등기에 필요한 서류를 꼼꼼하게 검토해 드립니다. 번거롭고 복잡한 법인등기 절차로 고민하지 마시고 헬프미와 함께하세요!
