안녕하세요, 헬프미 법률사무소입니다.

2025년 1월 31일부터 미래등기시스템이 도입되면서 등기 업무의 디지털 전환이 가속화되고 있습니다. 이제 스마트폰으로 등기 신청을 할 수 있게 됩니다. 이를 위해 전자증명서의 중요성이 강조되고, OTP 보안매체가 도입됩니다.

이 글에서는 전자증명서와 OTP 보안매체에 대한 모든 궁금증을 해소해 드리고자 합니다.

 

1. 전자증명서

1.1. 전자증명서란 무엇인가요?

전자증명서는 법인의 대표자 또는 대표자의 직무대행자가 본인임을 확인하기 위해 사용하는 전자적 인증 수단입니다. 쉽게 말해, 온라인 상에서 법인 대표자의 신원을 증명하는 디지털 인감증명서와 같은 역할을 합니다.

전자증명서를 이용하면 인터넷등기소에서 제공하는 다양한 서비스를 이용할 수 있으며, 등기 신청, 인감 증명서 발급 등의 업무를  보다 안전하고 편리하게 처리할 수 있습니다.

 

1.2. 누가 전자증명서를 발급받을 수 있나요?

• 법인의 대표자: 주식회사, 유한회사 등 법인의 대표이사가 발급받을 수 있습니다. 단, 공동대표로 등기되어 있는 경우 모든 대표자가 공동으로 발급 신청을 해야 합니다.
• 법인 대표자의 직무대행자: 법원의 결정에 따라 선임된 직무대행자도 전자증명서를 발급받을 수 있습니다.
• 법원이 선임한 자: 「채무자 회생 및 파산에 관한 법률」에 따른 관리인, 파산관재인 등 법원의 결정에 따라 선임된 사람도 전자증명서 발급이 가능합니다.
• 회사의 지배인 등: 회사의 등기된 지배인, 특수법인의 등기된 대리인도 전자증명서를 발급받을 수 있습니다.

 

1.3. 전자증명서는 어떻게 발급받나요?

1. 발급 신청

• 직접 신청 방법: 대표자 본인이 직접 등기소에 출석하여 신청합니다.
• 대리 신청 방법: 자격자대리인(변호사, 법무사)에게 위임하여 신청합니다.
• 신청 시에는 법인인감이 날인된 전자증명서발급신청서, 신분증명서(주민등록증, 운전면허증 등), 위임장(대리 신청 시)이 필요합니다.
• 신청은 해당 법인의 관할 등기소가 아닌 다른 등기소에서도 할 수 있습니다.
   

2. 접수증 수령

등기관은 신청인의 신분을 확인하고, 제출된 서류를 심사합니다. 심사가 완료되면 접근번호가 기재된 접수증을 발급합니다.

 

3. 인터넷등기소에서 발급

신청인이 인터넷등기소에 접속하여 접수증에 기재된 접근번호, 성명, 주민등록번호 등을 입력하고 전자증명서를 발급받습니다. 하드디스크나 휴대용 저장매체에 저장하는 방식으로 발급받습니다. 발급받은 전자증명서를 스마트폰에 전송하여 저장할 수 있습니다.

 

4. 이용 등록

신청인이 발급받은 전자증명서를 인터넷등기소에 등록하고 비밀번호를 설정합니다.

 

1.4. 전자증명서의 유효기간은 어떻게 되나요?

전자증명서의 유효기간은 3년입니다. 유효기간 만료 전에 인터넷등기소에서 갱신 발급을 신청해야 합니다. 갱신 발급 시에는 기존 전자증명서 정보를 이용하여 간편하게 발급받을 수 있습니다.

 

1.5. 전자증명서를 분실했거나 비밀번호를 잊어버렸을 경우

전자증명서를 분실했거나 비밀번호를 잊어버린 경우에는  폐지 신고 후 재발급 받아야 합니다. 폐지 신고는 전자증명서사건신고서를 작성하여 등기소에 제출하거나, 인터넷등기소에서 직접 처리할 수 있습니다.

 

1.6. 전자증명서 사용 시 유의사항

• 전자증명서는 분실 또는 도난 시 타인에 의해 악용될 수 있으므로, 안전하게 보관해야 합니다.
• 전자증명서의 비밀번호는 타인에게 노출되지 않도록 주의해야 하며, 정기적으로 변경하는 것이 좋습니다.
• 전자증명서를 이용하여 등기 신청 등을 할 때에는 본인 확인 절차를 거쳐야 합니다.

 

2. OTP 보안매체

2.1. OTP 보안매체란 무엇인가요?

OTP(One-Time Password) 보안매체는 전자증명서와 함께 사용되어 전자신청 등의 절차에서 추가적인 보안을 제공하는 수단입니다. OTP는 매번 새로운 비밀번호를 생성하여 본인 인증을 강화하기 때문에, 보안카드보다 더욱 안전한 방법으로 인증할 수 있습니다.

 

2.2. OTP 보안매체의 종류는 무엇인가요?

• 기기형 OTP: 특수 하드웨어 장치로 이루어진 OTP입니다.
• 모바일 OTP: 이동통신단말장치(스마트폰)에 프로그램을 설치하여 번호를 생성하는 OTP입니다.

 

2.3. OTP 보안매체는 어떻게 발급받나요?

1. 발급 신청

• 기기형 OTP: 등기소에 방문하여 신청합니다.
• 모바일 OTP: 등기소 방문 또는 인터넷등기소에서 신청할 수 있습니다.
• 신청 시에는 법인인감이 날인된 보안매체발급신청서, 신분증명서, 위임장(대리 신청 시)이 필요합니다.

 

2. 접수 및 심사

등기관은 신청인의 신분을 확인하고, 제출된 서류를 심사합니다.

 

3. OTP 발급

• 기기형 OTP: 등기소에서 직접 발급 받습니다.
• 모바일 OTP: 접근번호가 기재된 접수증을 발급하며, 인터넷등기소 애플리케이션에서 접근번호, 성명, 주민등록번호 등을 입력하여 발급 받습니다.

 

2.4. OTP 보안매체를 분실했거나 사용할 수 없을 경우 어떻게 해야 하나요?

OTP 보안매체를 분실했거나 사용할 수 없는 경우에는 등기소에 방문하여 폐지 신고 후 재발급 받아야 합니다.

• 기기형 OTP: 분실, 파손, 배터리 방전 등의 사유로 사용할 수 없는 경우, 등기소에 방문하여 기존 기기형 OTP를 폐지하고 재발급 신청을 해야 합니다.
• 모바일 OTP: 일회용 비밀번호 10회 불일치, 휴대전화번호 변경 등의 사유로 사용할 수 없는 경우, 등기소에 방문하여 기존 모바일 OTP를 폐지하고 재발급 신청을 해야 합니다.

 

2.5. OTP 보안매체 사용 시 유의사항

OTP 보안매체의 일회용 비밀번호는 매번 새롭게 생성되므로, 이전에 사용한 번호를 재사용해서는 안 됩니다.

OTP 보안매체를 이용하여 전자서명을 할 때에는 본인 확인 절차를 거쳐야 합니다.

모바일 OTP의 경우, 휴대폰 분실 시 OTP 사용이 제한될 수 있으므로 주의해야 합니다.

 

3. 전자증명서와 OTP 보안매체의 용도

용도		전자증명서	보안매체
전자신청 (부동산·법인· 동산채권담보등기)	신청서, 취하서 제출 시	○	○
	등기신청위임장 제출 시	○	○
	첨부정보 중 대표자 등의 전자서명이 필요한 경우	○	×
	보정처리 시	○	×
	등기필정보 수령 시 (부동산·동산채권담보등기)	○	×
전자이의신청	이의신청서 제출 시	○	×
온라인인감신고	인감·개인·폐인 신고서 제출 시, 위임장 제출 시	○	○
인감증명서	법인인감증명서 발급사실 등 문자전송서비스 가입 시	○	×
	법인인감증명서 발급예약 시	○	×
전자인감증명서	발급신청 시	○	○
전자증명서 관리	전자증명서 발급 후 최초 이용등록 시	○	×
	전자증명서 효력정지 또는 비밀번호 변경 시	○	×
	전자증명서 변경 또는 갱신발급 시	○	×
보안매체 발급	인터넷등기소에서 모바일 OTP 발급신청 시	○	×
보안매체 관리	기기형 OTP 화면잠김 해제, 시간재설정	○	×
인터넷 열람
	부동산·법인등기 신청서류 인터넷 열람 시	○	×
등기신청수수료	납부자가 법인인 경우 등기신청수수료 환급신청 시	○	×
소유현황	소유자가 법인인 경우 소유현황 조회 시	○	×
확정일자	법인이 전자확정일자 부여신청 시	○	×
	법인이 확정일자 부여현황 조회 시	○	×
	법인이 전자확정일자 계약증서 발급 시	○	×
전자공탁	법인이 전자공탁 신청 시	○	×

 

4. 미래등기시스템 시대, 헬프미가 함께 합니다.

전자증명서와 OTP 보안매체는 온라인 등기 신청의 안전성과 신뢰성을 확보하는 데 매우 중요한 역할을 합니다. 특히, 법인 등기는 기업의 중요한 정보와 관련되므로, 더욱 철저한 보안이 요구됩니다.

대형 로펌 출신의 변호사들이 설립한 헬프미는 미래등기시스템 시대에도 변함없이 안전하고 편리한 법인 등기를 위해 앞장설 것입니다. 법인 설립부터 임원 등기, 유상증자, 스톡옵션 부여까지, 법인 운영에 필요한 모든 등기 업무에 대한 깊이 있는 이해와 풍부한 경험을 바탕으로 최상의 법률 서비스를 제공하겠습니다.

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