본 콘텐츠는 헬프미 법률사무소에서 제공합니다.

– 헬프미 법률사무소 서울대 법학과 졸업, 사법고시 48회 패스 박효연 변호사 & 고려대 법학과 졸업, 사법고시 49회 패스 이상민 변호사 제공

 

공증이란?

의미

공증이란 공적으로 증명한다는 뜻입니다. 국가가 모든 사항을 공증할 수는 없으므로 나라마다 공증제도를 두고 공증인이 일정한 사항을 증명하도록 정하고 있습니다. 

필요성

회사는 수많은 사람의 이해관계가 얽혀 있습니다. 때문에 법적으로 효력이 발생하여 대외관계를 구속하는 결정은 적법한 합의를 거쳤는지가 매우 중요합니다. 회사의 운영 규범인 정관, 법인등기에 필요한 각종 의사록이 그러한 합의를 담은 문서들입니다.

등기업무의 효율성을 위해 등기관이 직접 서류의 진위 여부를 조사하지는 않습니다. 그러나 이해관계자의 권리침해를 막기 위해 서류의 적법성과 신뢰성을 검토하는 작업이 필요합니다. 따라서 공신력 있는 제3자로서 공증인이 중요 서류를 검토하도록 공증제도를 마련한 것입니다.

언제 공증이 필요한가요?

공증이 필요한 경우

설립 등기

자본금 10억 이상인 법인을 발기설립할 때는 아래 서류의 공증을 받아야 합니다.

• 정관
• 발기인회의사록(주식회사) 또는 사원총회의사록(유한회사)
• 이사회의사록

변경 등기 

변경등기 신청 시 첨부하는 주주총회의사록, 이사회의사록은 반드시 공증을 받아야 합니다. 등기 종류에 따라 결정기관이 다르므로 이에 맞추어 의사록을 작성합니다. 

등기 종류별 결정 기관은 아래 표를 참고해주세요.

등기 종류	결정 기관
본점 관외 이전  이사 선임, 중임 목적, 상호, 공고방법 변경 스톡옵션, 우선주 신설 발행예정주식수 변경 청산인선임, 청산종결 1주의 금액변경 회사계속등기 (정관에서 정한 경우) 대표 선임, 해임 / 신주발행	주주총회
지배인의 선임 또는 해임 지점의 설치·이전 또는 폐지(본점 관내 이전 포함) 대표 선임, 해임 공동대표 결정 신주발행 준비금의 자본전입 특수사채 발행, 사채발행	이사회

*결정 기관은 구체적인 법인 구성과 정관 규정에 따라 달라질 수 있습니다. 

정관 

정관은 법인등기부등본에 나오지 않으므로 변경하더라도 등기할 필요가 없습니다. 그러나 상법에 따라 변경한 정관은 공증을 받아야 효력이 발생합니다. 

상법 제292조 (정관의 효력발생)
정관은 공증인의 인증을 받음으로써 효력이 생긴다.

다만 대법원 판례에 의해 변경된 정관 내용을 주주총회의사록에 기재하면 충분하며, 신 정관 자체를 공증 받을 의무는 없습니다. 따라서 실무에서는 정관 변경을 결의한 주주총회의사록을 공증 받아 구 정관에 첨부하는 방식을 많이 택합니다.

공증이 필요 없는 경우

설립 등기 

자본금 10억 미만인 법인을 발기설립할 때는 아래 서류의 공증이 면제됩니다.

• 정관
• 발기인회의사록(주식회사) 또는 사원총회의사록(유한회사)
• 이사회의사록

변경 등기 

자본금 10억 미만 회사는 상법 특례에 따라 이사회를 두지 않을 수 있고, 주주총회를 갈음하여 서면결의를 할 수 있습니다. 따라서 아래와 같이 등기 신청 서류를 대체할 수 있습니다.

원 칙	특 례
주주총회의사록	주주서면결의서
이사회의사록	(대표)이사결정서

주주서면결의서와 (대표)이사결정서는 의사록이 아니므로 공증을 받지 않아도 됩니다. 

*그러나 최근 서울 지역 등 일부 등기소에서 주주서면결의서를 인정하지 않고 공증 받은 주주총회의사록을 요구하는 경우가 늘고 있습니다. 이 점 참고 부탁드립니다. 

공증 필요서류 

필요서류 목록

의사록 공증을 위해 공증사무실에 제출해야 하는 서류 목록은 아래와 같습니다(공증사무실에 따라 차이가 있을 수 있습니다). 

주주총회의사록 공증

필요 서류
주주총회의사록 대표이사 확인서(진술서) 주주명부 개정 전 정관(정관변경한 경우) 등기부등본 법인인감증명서 도장 날인한 주주의 개인인감증명서 의사록에 도장 날인한 이사의 개인인감증명서 공증 위임장 대리인의 신분증, 도장

*모든 인감증명서는 반드시 3개월 이내 발급한 것이어야 합니다. 

이사회의사록 공증

필요 서류
이사회의사록 대표이사 확인서(진술서) 정관 등기부등본 법인인감증명서 도장 날인한 이사의 개인인감증명서 공증 위임장 대리인의 신분증, 도장

*모든 인감증명서는 반드시 3개월 이내 발급한 것이어야 합니다. 

필요서류 작성 방법 

공증사무실에 제출해야 하는 서류 중 (1) 주주총회의사록·이사회의사록 (2) 공증 위임장 (3) 공증 확인서 (4) 공증용 주주명부 작성 방법을 상세히 설명해드리겠습니다. 

주주총회의사록, 이사회의사록

주주총회의사록은 회의의 진행 과정과 그 결과를 기재한 후 의장과 출석한 이사 전원이 기명날인 또는 서명을 합니다. 이사회의사록은 의사의 안건, 진행 과정, 그 결과, 반대하는 자와 그 반대 이유를 기재합니다. 의사록에는 출석한 이사와 감사가 기명날인 또는 서명날인을 합니다.

아래 링크에서 의사록 작성 방법을 상세히 알려드립니다. 각 의사록 양식도 다운로드하실 수 있습니다.

▶주식회사 법인 “주주총회의사록”의 모든 것

▶주식회사 법인 “이사회 의사록”의 모든 것

공증 위임장 

공증 위임장은 공증사무실에 대표이사가 직접 방문하지 않는 경우 해당 법인이 직원 또는 법률전문가에게 공증사무실에 대신 방문할 것을 위임하는 서류입니다. 

양식에 표시한 번호 순서대로 설명드리겠습니다. 아래는 주주총회의사록 공증 위임장입니다.

번 호	설 명
1	수임인은 공증사무실에 직접 방문하여 공증을 촉탁하는 사람입니다. 공증인의 성명이 아님을 유의해주세요.
2	공증을 위임하는 법인명을 기재합니다.
3	주주총회의사록 결의일자를 기재합니다(실제 위임하는 날짜를 써도 무방합니다).
4	주주총회 결의에 동의한 주주의 성명, 주소를 기재하고 개인인감을 날인합니다.
5	공증을 맡기는 법인명, 본점 주소지, 법인등록번호를 기재한 후 법인인감을 날인합니다.

번 호	설 명
1	수임인은 공증사무실에 직접 방문하여 공증을 촉탁하는 사람입니다. 공증인의 성명이 아님을 유의해주세요.
2	공증을 위임하는 법인명을 기재합니다.
3	이사회의사록 결의일자를 기재합니다(실제 위임하는 날짜를 써도 무방합니다).
4	이사회 결의에 동의한 이사 전원의 성명을 기재하고 개인인감을 날인합니다.
5	공증을 맡기는 법인명, 본점 주소지, 법인등록번호를 기재한 후 법인인감을 날인합니다.

공증 확인서

공증 확인서는 법인의 대표이사가 회의(주주총회 또는 이사회)를 적법하게 소집하고 결의했음을 확인하는 서류입니다. 진술서라고도 합니다. 

양식에 표시한 번호 순서대로 설명드리겠습니다. 아래는 주주총회의사록 공증 확인서입니다.

번 호	설 명
1	상법상 주주총회 소집통지는 소집일자로부터 2주 전에 발송해야 합니다. 공증실에서 소집통지서를 요구하는 경우 통지서의 날짜와 동일하게 기재합니다.
2	주주총회의사록과 동일한 안건을 기재합니다. 세세한 내용을 모두 작성할 필요는 없으며 간략한 개요만 작성하시면 됩니다.
3	공증을 맡기는 법인명과 본점 주소를 기재합니다.
4	대표이사 성명 옆에는 법인인감을 날인합니다.

다음은 이사회의사록 공증 확인서 작성법을 설명해드리겠습니다. 주주총회의사록 확인서 작성법과 유사합니다. 

번 호	설 명
1	상법상 이사회 소집통지는 소집일자로부터 1주 전에 발송해야 합니다. 그러나 회사 정관에서 별도의 기간을 정하고 있다면 해당 기간을 준수하여 통지한 날짜를 기재하시면 됩니다.
2	이사회의사록과 동일한 안건을 기재합니다. 세세한 내용을 모두 작성할 필요는 없으며 간략한 개요만 작성하시면 됩니다.
3	공증을 맡기는 법인명과 본점 주소를 기재합니다.
4	대표이사 성명 옆에는 법인인감을 날인합니다.

공증용 주주명부

공증용 주주명부는 주주총회가 적법하게 결의되었는지 확인하기 위해 찬성한 주주의 소유주식수 등을 기재한 서류입니다. 따라서 주주총회의사록을 공증할 때만 제출합니다. 

양식에 표시한 번호 순서대로 작성 방법을 설명드리겠습니다.

번 호	설 명
1	법인의 전체 주주명과 소유주식수를 기재합니다.
2	주주총회 안건에 동의한 주주의 의결찬성 란에 ○ 표시를 합니다. 주주총회의사록 공증 위임장에 기명날인한 주주는 인증촉탁 란에도 ○ 표시를 합니다.
3	발행주식총수와 출석주식수는 주주총회의사록에 기재한 내용과 동일해야 합니다. 1주당 금액은 법인등기부등본에서 확인하고 기재합니다.
4	공증을 맡기는 법인명과 본점 주소를 기재합니다.
5	대표이사 성명 옆에는 법인인감을 날인합니다.

*양식과 절차는 공증사무실에 따라 다를 수 있습니다.

표준 양식 다운로드 방법 

공증에 필요한 서류 양식은 아래의 법령 링크에서 모두 다운로드하실 수 있습니다. 

▶[국가법령정보센터] 공증서식의 사용 등에 관한 규칙

캡처화면과 같이 법령 최하단의 별지 서식 파트를 확인해주세요.