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주주총회, 직접 참석하기 어려우신가요? 걱정 마세요! 서면투표 제도를 활용하면 주주총회에 불참하고도 소중한 의결권을 행사할 수 있습니다. 오늘은 주주 여러분의 권리 행사를 돕기 위해 서면투표에 대해 자세히 알아보겠습니다.

1. 서면투표란 무엇일까요?

상법에는 주주의 편의를 증진하고, 주주총회의 원활한 진행을 위해 서면으로 의결권을 행사할 수 있는 제도가 있습니다. 바로 서면투표와 서면결의입니다. 양자는 명백히 다릅니다.

• 서면투표: 주주총회가 개최된 상태에서, 일부 주주가 직접 참석하지 않고 서면으로 의결권을 행사하는 것을 의미합니다.
• 서면결의: 주주총회 개최 자체를 생략하고 서면으로만 주주총회 결의를 대체하는 것입니다.

2. 서면투표, 회사가 꼭 도입해야 할까요?

아닙니다. 서면투표는 정관에 관련 규정이 있는 경우에만 실시할 수 있습니다. 즉, 회사는 서면투표 제도 도입 여부를 자유롭게 결정할 수 있습니다.

하지만, 정관에 서면투표를 허용하는 규정을 둔 경우라면 반드시 실시해야 합니다. 만약 상황에 따라 유연하게 운영하고 싶다면, 정관에 ‘주주총회 소집을 결정하는 이사회 결의 시 서면투표 여부를 결정할 수 있다’는 취지의 규정을 추가하는 것이 하나의 방법입니다.

3. 서면투표, 어떻게 행사하나요?

정관에서 서면투표를 허용하는 회사는 주주총회 소집통지서와 함께 주주가 의결권을 행사하는 데 필요한 서면과 참고자료를 반드시 주주에게 보내야 합니다.

• 의결권 행사 서면: 주주가 직접 출석하지 않고도 의안에 대한 찬성 또는 반대 의사를 명확히 표시할 수 있는 양식화된 서면입니다.
• 참고자료: 주주가 의사결정을 하는 데 도움이 되는 정보, 즉 주주총회에서 의안을 상정할 때 제공되는 수준의 정보가 담긴 서면입니다.

이러한 서면과 참고자료를 보내지 않는다면 법령 위반에 해당하며, 이는 주주총회 결의 취소 사유가 될 수 있습니다.

4. 서면, 언제까지, 어떻게 제출해야 하나요?

의결권 행사 서면은 우편, 직접 제출, 인편 전달 등 다양한 방법으로 제출할 수 있습니다. 일반적으로 정관에 ‘주주총회 전일까지 회사에 도착해야 한다’는 취지의 규정을 두고 있으니, 회사 정관을 꼭 확인하시기 바랍니다.

5. 서면투표는 주주님의 소중한 권리를 지키는 중요한 제도입니다.

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