1. 질문

안녕하세요, 헬프미님. 저는 주식회사 A의 대표이사입니다. 우리 회사는 자본금 9억 원의 주식회사로, 최근 다수의 벤처투자조합으로부터 투자를 받았습니다. 급하게 처리해야 할 등기가 생겨 임시 주주총회를 개최하려고 했지만, 주주인 벤처투자조합의 대표자 대부분이 해외에 거주하고 있어 실제 주주총회 개최가 어렵습니다. 매번 대리인에게 위임하는 것도 번거롭기 때문에 서면으로 주주총회 결의를 진행할 수 있는지 궁금합니다. 우리 회사는 서면으로 주주총회 결의를 할 수 있을까요? 가능하다면 어떤 요건과 서류가 필요한가요?

 

2. 답변

안녕하세요, 헬프미 법률사무소입니다. A 회사는 서면으로 주주총회 결의를 진행할 수 있습니다. 상법에 근거 규정이 있기 때문입니다. 다만 일정한 요건을 충족해야 합니다.

상법 제363조(소집의 통지) 제4항. 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있을 경우에는 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있고, 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있다. 결의의 목적사항에 대하여 주주 전원이 서면으로 동의를 한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 본다. 제5항. 제4항의 서면에 의한 결의는 주주총회의 결의와 같은 효력이 있다

이에 따르면, 주주 전원의 동의가 있을 경우, 주주총회의 소집 절차 없이도 주주총회를 개최해서, 서면 결의로 주주총회의 결의를 갈음할 수 있습니다(서면 결의). 그리고 결의의 목적 사항에 대해 주주 전원이 서면으로 동의하면 서면 결의가 있는 것으로 간주되며, 이는 주주총회의 결의와 동일한 효력을 가집니다(서면 동의, 서면결의간주). 양자는 약간 차이가 있습니다.

 

2.1. 서면 결의와 서면 동의의 정의

• 서면 결의란, 주주 전원의 동의가 있는 경우 주주총회의 소집 절차와 실제 개최를 생략하고, 서면으로 주주들의 찬반 의견을 모아 주주총회의 결의를 대체하는 제도입니다. 주주 전원이 서면 또는 구두로 서면 결의 진행에 동의한 후, 각 주주가 서면으로 결의 사항에 대한 찬성 또는 반대의 의사를 표시하게 됩니다.
• 반면 서면 동의는 특정 결의 목적 사항에 대해 주주 전원이 서면으로 동의한 경우, 서면 결의 없이도 그 결의가 이루어진 것으로 간주되는 제도입니다. 이 제도는 결의할 사항에 대해 이미 모든 주주의 동의가 이루어졌음을 전제로 하며, 모든 주주가 찬성해야만 성립합니다. 따라서 주주 중 한 명이라도 결의 사항에 동의하지 않으면 서면 동의가 성립하지 않습니다.
• 크게 보아, 서면 결의는 (1) ‘주주총회 소집 절차와 실제 개최 생략에 대한 주주 전원의 동의’ 및 (2) ‘안건에 대한 주주들의 찬반 의사 표시’라는 두 단계가 필요합니다. 반면 서면 동의는 (1) ‘안건에 대한 모든 주주의 동의’ 한 단계만 있으면 됩니다.
• 실무상 ‘서면 동의’가 많이 활용됩니다. 가족회사와 같은 폐쇄형 회사의 경우, 안건에 대해 주주 전원이 만장일치인 경우가 많기 때문입니다. 

 

2.2. 서면 결의와 서면 동의의 요건, 절차

• 서면 결의의 요건, 절차

1. 1. 자본금 총액이 10억 원 미만인 회사: A 회사는 자본금 총액이 9억 원으로, 서면 결의를 위한 자본금 요건을 충족합니다.
   2. 이사(회) 또는 주주의 의안 제안: 이사(회) 또는 주주가 서면 결의의 의안을 제안해야 합니다.
   3. 주주 전원의 서면 결의에 대한 동의: 서면 결의를 진행하려면 모든 주주가 서면 결의에 동의해야 합니다. 이는 서면으로 또는 구두로 이루어질 수 있습니다.
   4. 소집 절차와 총회 개최의 생략: 주주 전원의 동의가 있을 경우, 주주총회의 소집 절차와 실제 개최는 생략될 수 있습니다.
   5. 목적 사항에 대한 서면 결의: 서면 결의는 주주들이 서면으로 결의 사항에 대한 찬성 또는 반대의 의견을 표시함으로써 성립됩니다.

 

• 서면 동의의 요건, 절차

1. 1. 자본금 총액이 10억 원 미만인 회사: A 회사는 이 요건을 충족합니다.
   2. 이사(회) 또는 주주의 의안 제안: 서면 동의의 의안 역시 이사(회) 또는 주주에 의해 제안됩니다.
   3. 주주총회의 소집 절차 및 개최의 생략: 서면 동의의 경우에도 주주총회의 소집 절차와 실제 개최가 생략됩니다.
   4. 결의의 목적 사항에 대한 주주 전원의 서면 동의: 모든 주주가 결의의 목적 사항에 대해 서면으로 동의해야 서면 동의가 성립합니다. 1명의 주주라도 반대하면 서면 동의는 성립하지 않습니다.

 

2.3. 서면 결의와 서면 동의의 등기 절차

서면 결의나 서면 동의를 한 후, 등기 신청을 할 때에는 공증인의 인증을 받은 주주 총회 의사록을 법원에 제출하지 않아도 됩니다. 대신 (1) 각 주주의 인감을 날인한 서면 결의서 또는 서면 동의서와 (2) 해당 주주의 인감증명서를 첨부해야 합니다.

• 벤처투자조합이 주주인 경우: 최근 발표된 상업 등기 선례에 따르면 벤처투자 촉진에 관한 법률에 의해 설립된 투자조합이 자본금 총액이 10억 원 미만인 소규모 주식회사의 주주로서 서면 결의서 또는 서면 동의서를 작성할 경우, 추가로 업무집행조합원임을 증명하는 서류와 그 조합원의 인감증명서를 서면 결의서 또는 서면 동의서에 첨부해야 합니다(2023. 12. 13. 사법등기심의관－7016 질의회답).

 

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